Une entreprise espagnole qui souhaite développer son activité sur le marché français n’a pas nécessairement besoin de créer immédiatement une société française. Il est notamment possible, sous certaines conditions, d’embaucher un salarié en France tout en conservant la société employeur en Espagne. Cette solution peut être particulièrement intéressante pour tester le marché ou disposer d’un premier commercial en France. Mais absence de filiale ne signifie pas absence d’obligations : l’employeur espagnol doit respecter les règles françaises applicables à son salarié.
Peut-on embaucher un salarié en France sans créer de filiale ?
Oui. Une société espagnole peut employer directement une personne qui travaille en France sans avoir préalablement créé une filiale française.
Le salarié exerce alors son activité en France pour le compte d’un employeur établi à l’étranger.
Cette situation est expressément prévue par le système français de protection sociale. Lorsque le salarié travaille en France et relève de la législation française de Sécurité sociale, l’entreprise étrangère doit accomplir les démarches nécessaires auprès des organismes français.
Cette possibilité peut être particulièrement intéressante lorsqu’une entreprise espagnole commence à développer le marché français et souhaite recruter son premier salarié avant d’envisager une implantation plus importante.
Dans quels cas cette solution est-elle intéressante ?
Imaginez une PME espagnole qui commercialise des équipements professionnels et souhaite développer ses ventes en France.
Elle pourrait vouloir recruter un responsable commercial installé à Lyon, Bordeaux ou Paris sans créer immédiatement une société française.
Cette première embauche permet de développer une clientèle, de mieux connaître le marché et d’évaluer son potentiel avant d’engager les coûts et les formalités associés à la création d’une filiale.
Il faut néanmoins organiser correctement cette présence dès le départ.
Quelles obligations pour embaucher un salarié en France ?
Décider d’embaucher un salarié en France signifie que l’entreprise espagnole devient employeur en France pour les obligations liées à cette relation de travail.
Elle doit donc respecter les règles françaises applicables, notamment en matière de déclaration d’embauche, de protection sociale, de paie et de droit du travail.
L’une des premières démarches consiste à enregistrer l’employeur étranger auprès des organismes compétents.
Le Service Firmes Étrangères de l’Urssaf
L’Urssaf dispose d’un Service Firmes Étrangères, généralement désigné par l’abréviation SFE.
Ce service concerne notamment les entreprises étrangères qui ne possèdent pas d’établissement en France mais emploient un ou plusieurs salariés sur le territoire français relevant de la législation française de Sécurité sociale.
Il permet notamment l’enregistrement de l’entreprise, les déclarations relatives aux salariés, les déclarations sociales et le paiement des cotisations.
L’entreprise espagnole acquiert ainsi les identifiants nécessaires pour remplir ses obligations sociales françaises sans devoir créer pour autant une société française.
Quel contrat pour embaucher un salarié en France ?
Lorsqu’une entreprise espagnole souhaite embaucher un salarié en France, la relation de travail doit être organisée en tenant compte du droit français applicable.
Le choix du contrat dépend naturellement de la situation : CDI, CDD lorsque les conditions légales sont réunies, temps plein ou temps partiel.
Le contrat doit préciser les éléments essentiels de la relation de travail : fonction, rémunération, durée du travail, lieu de travail, période d’essai éventuelle et autres conditions applicables.
Il faut également déterminer quelle convention collective française est éventuellement applicable à l’activité exercée.
Attention au droit du travail français
Le fait que l’employeur soit une société espagnole ne signifie pas que le salarié travaillant habituellement en France soit simplement soumis aux pratiques espagnoles.
Salaire minimum, temps de travail, congés, rupture du contrat, santé et sécurité ou convention collective : les règles françaises applicables doivent être correctement identifiées.
C’est un point qu’il convient d’anticiper avant la signature du contrat.
DPAE, paie et déclarations sociales
Comme tout employeur soumis aux obligations françaises, l’entreprise doit accomplir les formalités liées à l’embauche.
La déclaration préalable à l’embauche — DPAE — fait partie des principales démarches.
Ensuite vient la gestion régulière de la paie.
Le salarié doit recevoir un bulletin de paie conforme aux exigences françaises et l’employeur doit calculer et verser les cotisations et contributions correspondantes.
Les déclarations sociales doivent également être réalisées selon les modalités applicables à l’entreprise.
Qui paie les cotisations sociales ?
Lorsqu’un salarié est recruté en France par une entreprise étrangère et relève du régime français, les cotisations sont dues en France.
L’entreprise espagnole doit donc intégrer ce coût dans son budget avant d’embaucher un salarié en France.
Le coût employeur ne correspond pas simplement au salaire brut proposé au candidat. Les cotisations patronales, la complémentaire santé, les éventuelles obligations conventionnelles et différents coûts liés à l’emploi doivent également être pris en considération.
Une simulation préalable du coût global est donc fortement recommandée.
Médecine du travail et protection du salarié
Les obligations ne se limitent pas au contrat et à la paie.
L’employeur doit également organiser le suivi de santé au travail du salarié. En France, l’employeur doit adhérer ou mettre en place un service de prévention et de santé au travail selon les règles applicables.
Le nouveau salarié bénéficie en principe d’une visite d’information et de prévention, avec des règles particulières pour certains postes ou certaines situations.
L’employeur doit également mettre en place les dispositifs de protection sociale complémentaire applicables.
Mutuelle et autres garanties
En France, les salariés du secteur privé bénéficient en principe d’une couverture collective complémentaire santé mise en place par l’employeur, sous réserve des cas de dispense prévus par la réglementation.
D’autres garanties peuvent découler de la convention collective applicable ou de la situation du salarié.
Pour une entreprise espagnole qui découvre le système français, ces obligations peuvent sembler complexes car elles ne correspondent pas nécessairement aux mécanismes existant en Espagne.
Salarié en France ou travailleur détaché : quelle différence ?
Avant d’embaucher un salarié en France, il faut vérifier qu’il s’agit bien d’un recrutement et non d’un détachement.
Les deux situations sont très différentes.
Un salarié recruté pour travailler durablement en France relève normalement du régime correspondant à son activité en France.
À l’inverse, une entreprise espagnole peut envoyer temporairement en France un salarié qui travaille habituellement en Espagne. Il s’agit alors potentiellement d’un travailleur détaché.
Le détachement est temporaire
Dans le cadre d’un détachement conforme aux règles européennes, le salarié peut, sous certaines conditions, rester affilié à la Sécurité sociale espagnole pendant sa mission en France.
Cette situation est notamment attestée par le document portable A1.
Le détachement ne doit donc pas être utilisé artificiellement pour éviter les obligations françaises lorsqu’un salarié est en réalité recruté pour exercer durablement son activité en France.
Faut-il finalement créer une filiale française ?
La possibilité d’embaucher un salarié en France sans créer de filiale est particulièrement utile pour commencer une activité, mais elle ne signifie pas qu’une structure française ne deviendra jamais pertinente.
Avec le développement de l’activité, plusieurs facteurs peuvent conduire à envisager une implantation : multiplication des salariés, ouverture de locaux, croissance du chiffre d’affaires français, besoins commerciaux, relations bancaires ou organisation générale du groupe.
Des considérations fiscales doivent également être prises en compte.
La question de l’établissement stable
L’absence de société française ne suffit pas à conclure que l’entreprise ne dispose pas d’un établissement stable en France au sens fiscal.
La nature des activités exercées en France, les pouvoirs du salarié, l’organisation commerciale et la permanence de la présence française peuvent notamment devoir être analysés.
Cette question est distincte de la simple possibilité sociale d’employer un salarié sans filiale.
Il est donc judicieux d’étudier simultanément les dimensions sociales, juridiques et fiscales du projet.
Comment DA Communication accompagne votre premier recrutement en France
Pour une entreprise espagnole, embaucher un salarié en France sans créer immédiatement de filiale peut constituer une solution souple et efficace pour développer le marché français.
Encore faut-il maîtriser les formalités locales.
DA Communication accompagne les entreprises espagnoles dans leurs démarches administratives et sociales en France : enregistrement auprès des organismes compétents, formalités liées à l’embauche, contrat de travail, paie, déclarations sociales, médecine du travail, mutuelle et coordination avec les professionnels nécessaires.
Vous envisagez de recruter votre premier salarié en France ? Parlons de votre projet afin d’identifier la solution la mieux adaptée à votre situation.
