Una empresa española que desee desarrollar su actividad en el mercado francés no tiene necesariamente que crear de inmediato una sociedad francesa. En determinadas condiciones, es posible contratar un empleado en Francia manteniendo la empresa empleadora en España. Esta solución puede resultar especialmente interesante para probar el mercado o disponer de un primer comercial en Francia. Sin embargo, no tener una filial no significa estar exento de obligaciones: el empleador español debe cumplir las normas francesas aplicables a su empleado.
¿Es posible contratar un empleado en Francia sin crear una filial?
Sí. Una empresa española puede contratar directamente a una persona que trabaje en Francia sin haber creado previamente una filial francesa.
El empleado desarrolla entonces su actividad en Francia por cuenta de un empleador establecido en el extranjero.
El sistema francés de Seguridad Social contempla expresamente esta situación. Cuando el empleado trabaja en Francia y está sujeto a la legislación francesa de Seguridad Social, la empresa extranjera debe realizar los trámites correspondientes ante los organismos franceses.
Esta posibilidad resulta especialmente interesante cuando una empresa española empieza a desarrollar el mercado francés y desea contratar a su primer empleado antes de plantearse una implantación más importante.
¿Cuándo puede resultar interesante esta solución?
Imaginemos una pyme española que comercializa equipamiento profesional y desea aumentar sus ventas en Francia.
Puede necesitar contratar a un responsable comercial residente en París, Lyon o Burdeos sin querer crear inmediatamente una sociedad francesa.
Esta primera contratación permite desarrollar una cartera de clientes, conocer mejor el mercado y evaluar su potencial antes de asumir los costes y trámites asociados a la creación de una filial.
No obstante, conviene organizar correctamente esta presencia desde el principio.
Obligaciones para contratar un empleado en Francia
Decidir contratar un empleado en Francia implica que la empresa española asume las obligaciones que corresponden a un empleador en Francia en relación con ese trabajador.
Por tanto, debe respetar las normas francesas aplicables en materia de contratación, protección social, nóminas y derecho laboral.
Uno de los primeros pasos consiste en registrar al empleador extranjero ante los organismos competentes.
El Service Firmes Étrangères de la Urssaf
La Urssaf dispone de un Service Firmes Étrangères (SFE) dedicado, entre otros supuestos, a las empresas extranjeras que no tienen establecimiento en Francia pero emplean a uno o varios trabajadores en territorio francés sujetos al sistema francés de Seguridad Social.
Este servicio permite gestionar el registro de la empresa, las declaraciones relacionadas con los empleados, las declaraciones sociales y el pago de las cotizaciones.
De esta forma, la empresa española puede obtener los identificadores necesarios para cumplir sus obligaciones sociales francesas sin tener que constituir una sociedad francesa.
¿Qué contrato se necesita para contratar un empleado en Francia?
Cuando una empresa española desea contratar un empleado en Francia, la relación laboral debe organizarse teniendo en cuenta el derecho francés aplicable.
El tipo de contrato dependerá de la situación: contrato indefinido, contrato de duración determinada cuando se cumplan los requisitos legales, jornada completa o jornada parcial.
El contrato debe definir los elementos esenciales de la relación laboral, como las funciones, la remuneración, la jornada, el lugar de trabajo, el eventual período de prueba y las demás condiciones aplicables.
También es necesario determinar si existe un convenio colectivo francés aplicable a la actividad.
La importancia del derecho laboral francés
El hecho de que el empleador sea una sociedad española no significa que un trabajador que ejerce habitualmente su actividad en Francia esté sujeto simplemente a las prácticas españolas.
Salario mínimo, tiempo de trabajo, vacaciones, extinción del contrato, salud y seguridad o convenio colectivo: es necesario identificar correctamente las normas francesas aplicables.
Conviene hacerlo antes de firmar el contrato.
Declaración de contratación, nóminas y cotizaciones sociales
Como cualquier empleador sujeto a las obligaciones francesas, la empresa debe realizar los trámites correspondientes a la contratación.
Entre ellos figura la Déclaration préalable à l’embauche (DPAE), es decir, la declaración previa a la contratación.
A continuación, será necesario gestionar regularmente las nóminas.
El trabajador debe recibir una nómina conforme a los requisitos franceses y el empleador debe calcular y abonar las cotizaciones y contribuciones correspondientes.
También deben realizarse las declaraciones sociales exigidas.
¿Dónde se pagan las cotizaciones sociales?
Cuando un trabajador es contratado en Francia por una empresa extranjera y está sujeto al régimen francés, las cotizaciones sociales se pagan en Francia.
Por ello, una empresa española debe integrar estos costes en su presupuesto antes de contratar un empleado en Francia.
El coste empresarial no se limita al salario bruto ofrecido al candidato. También deben tenerse en cuenta las cotizaciones empresariales, el seguro médico complementario, las obligaciones derivadas del convenio colectivo y otros costes asociados al empleo.
Es recomendable realizar previamente una estimación del coste total.
Medicina del trabajo y protección del empleado
Las obligaciones del empleador no terminan con el contrato y la nómina.
También debe organizar el seguimiento de la salud laboral del trabajador. En Francia, el empleador debe adherirse a un servicio de prevención y salud en el trabajo o disponer del sistema correspondiente según la normativa aplicable.
El nuevo empleado está sujeto, en principio, a una visita de información y prevención, con normas específicas para determinados puestos o situaciones.
También deben implantarse las coberturas de protección social complementaria aplicables.
Seguro médico complementario y otras garantías
En Francia, los trabajadores del sector privado disponen, por regla general, de una cobertura colectiva complementaria de salud establecida por el empleador, sin perjuicio de los supuestos legales de exención.
El convenio colectivo aplicable o la situación del empleado pueden establecer otras garantías.
Para una empresa española que descubre el sistema francés, estas obligaciones pueden resultar complejas porque no siempre tienen un equivalente exacto en España.
Contratar un empleado en Francia no es lo mismo que desplazarlo
Antes de contratar un empleado en Francia, conviene comprobar si se trata realmente de una contratación o de un desplazamiento temporal.
Son dos situaciones diferentes.
Un empleado contratado para trabajar de forma permanente en Francia estará normalmente sujeto al régimen correspondiente a su actividad en Francia.
En cambio, una empresa española puede enviar temporalmente a Francia a un trabajador que ejerce habitualmente su actividad en España. En ese caso puede tratarse de un trabajador desplazado.
El desplazamiento tiene carácter temporal
En un desplazamiento que cumpla las normas europeas, el empleado puede, bajo determinadas condiciones, seguir afiliado a la Seguridad Social española durante su misión en Francia.
Esta situación se acredita, en particular, mediante el documento portátil A1.
Por tanto, el desplazamiento no debe utilizarse artificialmente para eludir las obligaciones francesas cuando el trabajador ha sido contratado realmente para desarrollar su actividad de manera permanente en Francia.
¿Cuándo conviene crear una filial francesa?
La posibilidad de contratar un empleado en Francia sin crear una filial resulta muy útil para iniciar una actividad, pero esto no significa que una estructura francesa nunca vaya a ser necesaria o conveniente.
A medida que crece la actividad, distintos factores pueden justificar una implantación: aumento del número de empleados, apertura de oficinas, crecimiento de la facturación francesa, necesidades comerciales, relaciones bancarias u organización general del grupo.
También deben tenerse en cuenta las implicaciones fiscales.
La cuestión del establecimiento permanente
El hecho de no disponer de una sociedad francesa no significa automáticamente que la empresa no pueda tener un establecimiento permanente en Francia a efectos fiscales.
La naturaleza de las actividades realizadas en Francia, las facultades del empleado, la organización comercial y la permanencia de la presencia francesa pueden requerir un análisis específico.
Esta cuestión es distinta de la posibilidad, desde el punto de vista social, de contratar a un trabajador sin filial.
Por ello, es aconsejable estudiar conjuntamente los aspectos laborales, jurídicos y fiscales del proyecto.
Cómo le ayuda DA Communication a contratar un empleado en Francia
Para una empresa española, contratar un empleado en Francia sin crear inmediatamente una filial puede ser una solución flexible y eficaz para desarrollar el mercado francés.
Pero es imprescindible gestionar correctamente los trámites locales.
DA Communication acompaña a las empresas españolas en sus gestiones administrativas y laborales en Francia: registro ante los organismos competentes, trámites de contratación, contrato de trabajo, nóminas, declaraciones sociales, medicina del trabajo, seguro médico complementario y coordinación con los profesionales necesarios.
¿Está pensando en contratar a su primer empleado en Francia? Hablemos de su proyecto para identificar la solución más adecuada a su situación.
